Chuyển ghi âm cuộc họp thành văn bản

Trong tài khoản — miễn phí hay Pro, tính năng như nhau — bản chép lời đi kèm:

Dấu thời gian cho từng từ

Nhấp vào bất kỳ dòng nào để nghe lại đoạn đó — lúc một con số được thống nhất, nguyên văn một ý kiến phản đối.

Bản tóm tắt cuộc họp

Nội dung thảo luận theo đúng trình tự; chỉ những quyết định thực sự đã chốt — điều còn đang bàn sẽ không bị ghi là đã quyết; các câu hỏi còn bỏ ngỏ và những bất đồng chưa ngã ngũ, không bị làm cho êm đi; và các mục hành động kèm người nhận việc, khi bản ghi cho thấy rõ điều đó.

Đặt câu hỏi về cuộc họp

Hỏi xem một vấn đề đã được quyết định ra sao, hoặc những lo ngại nào đã được nêu. Câu trả lời chỉ ra các đoạn liên quan và thời điểm của chúng trong bản ghi.

Xuất tệp

Word (DOCX), TXT, SRT và VTT, trên mọi gói. Dán bản tóm tắt vào biên bản và giữ bản chép lời làm tư liệu gốc đằng sau biên bản đó.

Ai đã nói

Với tiếng Việt, bản chép lời tách các giọng nói thành Người nói 1, Người nói 2 và những nhãn tiếp theo, với bản ghi dài tối đa 2 giờ; quý vị đổi tên mỗi nhãn một lần, và tên đó được giữ cho toàn bộ bản chép lời. Nếu việc tách không thành công, bản chép lời sẽ không có nhãn người nói, và có ghi chú về điều này.

Người họp nói chen nhau, và bản ghi nhiều giọng nói trong cùng căn phòng là loại khó nhất với bất kỳ công cụ nhận dạng nào: ở những chỗ nhiều người nói cùng lúc, văn bản cần được rà soát, còn người ngồi xa micrô có thể chỉ được chép lại từng mẩu.

Bản chép lời tự động nào cũng có lỗi, và lỗi thường dồn vào tên riêng, con số và thuật ngữ chuyên ngành. Trước khi trích dẫn một đoạn, hãy nhấp vào dòng đó và nghe lại: vì từng từ đều có dấu thời gian, việc kiểm tra chỉ tính bằng giây. Trong cuộc họp, đó là số tiền, ngày tháng, tên người và tên sản phẩm — chính là những thứ làm nên biên bản.

Cuộc họp có được ghi âm hay không, và phải báo cho những ai, tùy thuộc vào nơi quý vị làm việc và quy định của tổ chức; đó là điều quý vị cần tự xác định trước khi bấm ghi. Quý vị cũng có thể ghi âm ngay trong trình duyệt, trên điện thoại hoặc máy tính. Hãy giữ trang mở và màn hình luôn sáng cho đến khi dừng: trình duyệt có thể ngắt bản ghi khi trang chuyển xuống chạy nền.

Không cần tài khoản, bản dùng thử chép lời tối đa 10 phút đầu tiên của bản ghi. Với gói Pro, mỗi tệp có thể dài tối đa 8 giờ, trong phạm vi số giờ đi kèm của tháng; mỗi gói gồm những gì được nêu trên trang bảng giá. Xem các gói và bảng giá.

Với bản ghi âm dài, nhãn người nói có thể bị nhận diện sai lệch từ phần này sang phần khác — đây là hệ quả của cách thức xử lý âm thanh dài, không phải lỗi cấu hình.

Với những buổi họp kéo dài như họp giao ban hay họp hội đồng quản trị, hãy đặt câu hỏi về bản ghi trong tài khoản để tìm lại phần bàn về từng vấn đề, rồi nghe lại những đoạn quý vị định đưa vào biên bản. Với bản ghi rất dài, câu hỏi có thể không bao quát được toàn bộ — khi đó, câu trả lời cho biết phần ở giữa chưa được đọc là bao nhiêu.

Hãy chỉ định ngôn ngữ chính thay vì để ở chế độ tự động. Nhận diện ngôn ngữ tự động phải xác định từng đoạn lời nói thuộc ngôn ngữ nào, và ở những chỗ bản ghi âm chuyển sang ngôn ngữ khác, nội dung bằng ngôn ngữ còn lại có thể bị chuyển ngữ thay vì chép lời — hoặc hoàn toàn biến mất. Dù theo cách nào thì không có gì được đánh dấu là thiếu sót: bản chép lời trông vẫn có vẻ nguyên vẹn.